Время – один из самых важных активов любого бизнеса. Безупречная организация дел и своевременное выполнение задач — неотъемлемые составляющие успеха. Как успевать жить и работать, когда темп жизни растёт, а количества часов в сутках больше не становится? В этой статье собраны лучшие методы планирования своего времени, которые помогут Вам обрести внутреннюю гармонию и успех в работе. Ни на что не хватает времени? Тогда запоминайте!
Как планировать свое время?
Основа организации времени — планирование.
Пользуйтесь блокнотом для записи списка задач. Записывайте в него необходимые дела в порядке приоритетности. Прежде всего, хорошенько подумайте, что для Вас наиболее важно в данный день. Какие встречи принесут Вам большие плоды, а какие станут лишней тратой времени. Какие задачи требуют срочного решения, а какие можно отложить на некоторое время. Таким образом, адекватно вырисовывайте себе чёткий алгоритм действий и следуйте ему, не давая себе послаблений.
Перед тем как делать точные записи в блокноте или ежедневнике, ответьте себе на вопрос «Почему не хватает времени?»
Часто случается так, что люди не умеют реалистично оценивать время, которое им потребуется для выполнения немеченых дел. На уровне подсознания человек побаивается крупных цифр, а потому занимается самообманом. Наверное, каждому знакома ситуация, когда анализируя количество необходимого времени, Вы осознавали что то, что является вполне реалистичным, звучит весьма не позитивно. Кажется, что если Вы загоните себя в жёсткие рамки, уменьшая сроки работы в несколько раз, то у Вас не останется выбора как всё успеть. И это самая распространённая ошибка в планировании дня. Ведь не укладываясь в намеченное время, Вы обречены не только брать новый срок для выполнения тех же самых задач, но, и вынуждены сдвигать остальные планы, создавая хаос в собственной голове и жизни.
Учимся, как правильно планировать свое время
Первое что стоит помнить — в жизни не всегда случается так, как мы себе представляем. Поэтому планируйте только 60% доступного времени. Оставшиеся 40% должны оставаться про запас и использоваться для решения экстренных задач.
Не стоит забывать и о том, что уровень внимания и производительность труда колеблются в течение дня, поэтому необходимо отводить время на себя. Это время Вы должны использовать для того, чтобы собраться с собственными мыслями и настроиться на рабочий лад. Зачастую, самые главные идеи приходят как раз в этот отрезок времени, ведь расслабленный человек гораздо больше склонен к творчеству и свежим идеям.
Как научиться планироваться своё время?
Проанализируйте, как распределяются Ваши дела по дням недели. Вполне возможно, что какие-то дни у Вас забиты под завязку, а какие-то располагают большим количеством свободного времени. Постарайтесь наиболее равномерно распределить дела, чтобы все рабочие дни были равнозначны, тогда Вы будете меньше выматываться и увеличите продуктивность работы. Для того чтобы добиться организованности, составляйте списки дел, указывая даты и время выполнения, как на неделю, так и на каждый день.
Вы часто говорите себе «Ничего не успеваю»? Значит, пора избавляться от пожирателей времени.
Для того чтобы всё успевать, предлагаем Вам составить второй список. Запишите в него всё, что занимало у Вас время в течение дня, включая поиск шарфа, который не вовремя исчез, просмотр телевизора, разговор по телефону, разглядывание фотографий в Интернете и так далее.
Убедитесь в том, что вы тратите своё время, учитывая приоритеты и собственные предпочтения. Составьте план, обозначив временные рамки тех или иных действий, это положительно скажется на эффективности Вашей работы, а также позволит провести время с пользой и хорошенько отдохнуть. Строго просмотрите получившийся список. Будьте справедливы и самокритичны к себе. Что в этом списке отняло у Вас драгоценное время и не принесло никакой пользы? Пишите напротив этих дел – что Вы можете сделать, чтобы пожиратель времени больше не мешал Вам. Задумайтесь над тем, сколько времени Вы тратите на жалобы о том, что ничего не успеваете.
Как научиться планировать свое время? — Разработать схему распределения задач
Для того чтобы синхронизировать свою работу, создайте на компьютере необходимые файлы для всех документов и бумаг, которым нужно уделить внимание в первую очередь.
Для этого распределите по отдельным папкам цели и задачи по их срочности и важности:
- Файл «СЕГОДНЯ» для бумаг, работа с которыми должна выполняться строго в настоящий день.
- Файл «ЭТА НЕДЕЛЯ» для бумаг, работа с которыми должна быть закончена в течение недели.
- Файл «ЧТЕНИЕ» для вещей, которые требуется прочитать. Их Вы можете изучать за чашкой кофе или когда добираетесь на работу.
- Файл «СООБЩЕНИЯ» для бумаг, содержащих доклады и отчёты, которые необходимо огласить.
- Файл «ИДЕИ» для вдохновения. Здесь можно хранить различные ссылки и информацию, а также кратко описать идею, пришедшую к Вам в голову. Обращайтесь к этому файлу для разрешения проблем и при планировании.
- Файл «ПРОЧЕЕ» — созданный для всего остального.
Как успевать больше? Ничего не откладывайте на потом!
Приучите себя решать проблемы вовремя, несмотря на соблазн «сделать это завтра». Как только Вы начнёте действовать согласно списку задач, Вы поймёте, что завтра у Вас не будет времени на выполнение дел, перенесённых с сегодняшнего дня.
Для того чтобы Вам было легче, возьмите себе за правило решать самые неприятные задачи в первой половине дня. Такой подход называется «проглотить лягушку», то есть сделать мелкие неприятные дела. Планируйте себе на каждый день по одному такому делу и, выполняя его с утра, обеспечивайте себе бодрость духа на всё оставшееся время.
Малоприятным процессом является и уборка на рабочем месте. Тем не менее, это один из важнейших пунктов организации себя. Беспорядок на рабочем столе отвлечёт Вас от выполнения нужных задач и заставит Вас потерять время на поиски необходимых бумаг. Не пренебрегайте уборкой, ведь она займёт у Вас не больше пяти минут в день, но принесёт Вам огромную пользу.
Только задумайтесь, как много успевать нужно в течение дня! Поэтому порядок должен быть не только на рабочем столе, но и в почтовом ящике. Очищайте входящие сообщения, отвечайте на необходимые письма, тратя не больше минуты на каждый ответ. Если это занимает у Вас значительно больше времени, внесите эту задачу в основные планы своего дня.
В планировании дня Вам отлично поможет мудрое правило: съедайте «слона» по частям. «Слоны»- это глобальные проекты, которые необходимо поделить на «бифштексы», для того, чтобы легче «съесть». Помните, что не бывает непосильной работы, просто некоторые проекты требуют раздробления до мельчайших задач. Планируйте на каждый день четыре — пять таких небольших дел, и «слон» обязательно сдастся!
Откажитесь от перфекционизма! Не старайтесь бесконечно доводить до совершенства свои статьи, блоги, рассылки и т.д. Позвольте себе не заморачиваться, и идти дальше. Безусловно, не стоит бросаться в крайности и выполнять свою работу небрежно. Однако стоит всегда соблюдать баланс между временем, затраченным на работу и её качеством.
Личное время
Всегда оставляйте себе личное время. Жертвуя им, Вы истощаете себя, и продуктивность Вашей работы падает. Определите время, в течение которого, Вас нельзя тревожить – потратьте его на эффективную работу, а затем позвольте себе расслабиться. Именно так Вы приведёте в порядок свои дела и сможете беззаботно насладиться отдыхом.
Поощряйте себя за выполнение плана. Учитесь планировать не только работу, но и отдых. Проводите время за семейным ужином, ходите с детьми в кино, посещайте театр вместе со своей второй половинкой и оставляйте время лично для себя. Как только Вы начнёте планировать свой отдых, Вы заметите, что найти свободное время для выезда на природу или занятия собой вовсе несложно.
Хотите успевать больше? Регулярно вводите новые привычки
Для того чтобы развить скорость действий и научиться правильно планировать своё время, запишите в свой блокнот 3 задачи на день, 3 на неделю, и 3 на месяц, со временем повысьте планку до 8 задач. Смысл такого упражнения состоит не в том, чтобы записывать задания, а в том, чтобы их выполнять. Тренируйтесь воплощать в жизнь записанное, и в скором времени Вы увидите, что, несмотря на прибавленные Вам дела у вас всё равно остаётся много свободного времени.
Возьмите себе за привычку делать всё, что было задумано и время будет всегда находиться как по мановению волшебной палочки. Выполнив все дела, Ваш мозг отдыхает в несколько раз лучше, а Вы испытываете моральное удовлетворение от того, что всё идёт по плану.
Помните, что время ваш самый главный союзник или враг. Научитесь его планировать – будете всё успевать!
